Những việc cần lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp

Câu hỏi: Tôi muốn biết doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính?
Luật sư tư vấn: Về vấn đề bạn đang thắc mắc chúng tôi xin trả lời như sau:

Xuất phát từ nhu cầu thuận lợi trong việc sử dụng địa điểm hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh vấn đề thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính có thể phức tạp hơn tùy vào các loại thay đổi trong phạm vi địa giới hành chính như sau

+ Thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận, huyện;
+ Thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện khác cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác;
I. Cơ sở pháp lý
– Luật Doanh nghiệp 2020;
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp;
– Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/03/2021 hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT ngày 18/04/2023);
– Thông tư 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 hướng dẫn về đăng ký thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
II. Những vấn đề cần lưu ý
Việc thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề như sau:
1. Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận, huyện;
Căn cứ theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận, huyện không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không phải làm thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế, mà chỉ cần làm thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương. Hiện nay, hệ thống dữ liệu của Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được liên thông với cơ quan thuế, nên sau khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính và được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ quan thuế cũng sẽ nhận được thông tin về sự thay đổi này.
2. Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện khác cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện khác cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Thủ tục với với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm bao gồm:
Một là, thực hiện thủ tục chốt thuế hoặc thủ tục quyết toán thuế. Để biết được doanh nghiệp có phải quyết toán thuế hay chỉ cần làm thủ tục chốt thuế, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ thuế quản lý để hỏi rõ và có sự chuẩn bị;
Hai là, nộp hồ sơ xin chuyển quận gửi cơ quan thuế. Bộ hồ sơ xin chuyển quận doanh nghiệp theo Thông tư 105/2020/TT-BTC được nộp đến gửi cơ quan thuế quản lý gồm có: Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST; Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản photo không cần công chứng); Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người đại diện theo pháp luật không tự đi nộp hồ sơ); Bản sao CCCD/CMND của người thay doanh nghiệp nộp hồ sơ. Sau khi xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục quyết toán thuế hoặc thủ tục chốt thuế, cơ quan thuế xem xét hồ sơ và ra thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm kinh doanh theo mẫu 09 – MST.
3. Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác:
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Thủ tục với với Cơ quan thuế tương tự với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện khác cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Ngoài ra, khi nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, một số cơ quan các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thể đề nghị doanh nghiệp báo cáo thêm về việc tuân thủ quy định pháp luật doanh nghiệp từ khi được thành lập nhằm phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp tại địa bàn mới.
4. Những lưu ý khác
4.1. Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
b) Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.
4.2 Doanh nghiệp cần thực thực hiện các việc phát sinh khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính gồm: Khắc lại con dấu tròn doanh nghiệp, làm lại biển hiệu doanh nghiệp tại trụ sở mới, thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử, cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng, hoàn thành thủ tục tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận cũ, quận mới (nếu có)…
Trên đây là tư vấn của chúng tôi về vấn đề “Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp”. Nếu bạn còn câu hỏi cân giải đáp xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Trân trọng./.